Pourquoi l’archivage d’entreprise n’est pas optionnel
Qu’il s’agisse d’un contrôle fiscal, d’un litige commercial ou d’un contrôle URSSAF, une entreprise doit être capable de produire ses documents sur demande, parfois plusieurs années après leur émission. Ne pas pouvoir le faire expose à des sanctions, et complique sérieusement toute défense en cas de litige.
Le problème, c’est le volume. Une TPE qui archive correctement pendant 10 ans accumule vite plusieurs dizaines de cartons, que la plupart des bureaux n’ont pas la place d’absorber sans sacrifier un espace de travail utile.
Combien de temps conserver vos documents ?
Les durées légales varient selon la nature du document. Voici les principales, à titre indicatif :
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans |
| Livres et registres comptables | 10 ans |
| Contrats commerciaux | 5 ans après la fin du contrat |
| Bulletins de paie (double employeur) | 5 ans |
| Contrats de travail, dossiers du personnel | 5 ans après le départ du salarié |
| Déclarations fiscales (TVA, IS) | 6 ans |
| Statuts et actes de société | 5 ans après la fin de la société |
À noter : ces durées sont données à titre général et peuvent varier selon votre statut juridique et votre secteur d’activité. En cas de doute, votre expert-comptable ou votre avocat reste le meilleur interlocuteur pour valider vos obligations précises.
Le vrai coût de garder ses archives au bureau
Consacrer un local ou une pièce entière à des cartons d’archives a un coût réel, même s’il est rarement chiffré : c’est de la surface professionnelle, souvent louée au m² à un tarif bien supérieur à celui d’un espace de stockage dédié, immobilisée pour des documents que vous ne consulterez peut-être jamais.
À l’inverse, un box de stockage dédié permet de libérer cet espace pour votre activité réelle, tout en gardant vos archives à quelques minutes de vos locaux, accessibles quand vous en avez besoin.
Ce qu’il faut pour un archivage professionnel sérieux
Un box de stockage classique ne suffit pas toujours pour de l’archivage d’entreprise : quelques points de vigilance en plus par rapport à un simple garde-meuble.
- Un accès tracé. Pouvoir démontrer qui a accédé à quel moment aux documents fait partie d’une démarche de conformité sérieuse, en particulier pour les données personnelles couvertes par le RGPD.
- Un accès sans contrainte d’horaires. Vous ne savez jamais à l’avance quand une pièce comptable ou un dossier client vous sera réclamé en urgence.
- Une sécurité physique réelle. Vidéosurveillance et fermeture individuelle du box, pour des documents qui peuvent contenir des données sensibles (RH, clients, contrats).
- De la flexibilité. Vos volumes d’archives évoluent chaque année : pouvoir changer de taille de box sans repartir sur un nouveau contrat est un vrai confort.
Chez Arras Box, l’ouverture se fait par smartphone, avec un historique complet des accès et une vidéosurveillance 24h/24. De quoi répondre à ces exigences sans complexité supplémentaire.
Et au-delà de l’archivage
L’archivage n’est qu’un des usages professionnels du self-stockage. Artisans, e-commerçants et TPE y trouvent aussi une solution pour du matériel saisonnier, un stock de produits en attente d’expédition, ou un point de dépôt temporaire entre deux chantiers, sans les contraintes d’un bail commercial classique.